Cómo controlar la rentabilidad de cada proyecto o centro de coste

Facturar más no siempre significa ganar más. Por eso, controlar la rentabilidad por proyecto es fundamental para saber qué actividades generan realmente beneficios y cuáles están concentrando más costes.

Una empresa puede aumentar sus ventas y, al mismo tiempo, tener proyectos, servicios o áreas que generan menos rentabilidad de la esperada. El problema aparece cuando los ingresos y los gastos se analizan únicamente de forma global, porque resulta difícil saber dónde se está generando realmente el beneficio y dónde se están concentrando los costes.

Por eso, cuando una empresa trabaja con diferentes proyectos, departamentos, líneas de negocio o unidades de actividad, controlar la rentabilidad por proyecto puede aportar una visión mucho más precisa de la situación.

La clave está en dejar de analizar únicamente el resultado global y empezar a relacionar los ingresos y los costes con la actividad que los genera.

¿Por qué no basta con conocer los ingresos y gastos totales?

Imaginemos una empresa que durante un trimestre ha facturado 150.000 euros y ha obtenido un resultado positivo.

A primera vista, los datos parecen indicar que el negocio funciona correctamente.

Pero ¿qué ocurre si una parte importante de ese beneficio procede de un único servicio mientras otros proyectos apenas cubren sus costes?

Si toda la información se analiza de forma conjunta, esta diferencia puede quedar oculta.

Conocer la facturación total es importante, pero también lo es saber qué está generando esa facturación, cuánto cuesta y qué resultado aporta cada parte del negocio.

Aquí es donde la contabilidad analítica puede convertirse en una herramienta especialmente útil para la gestión.

¿Qué es un centro de coste?

Un centro de coste es una forma de agrupar determinados gastos para poder analizar cómo afectan a una parte concreta de la actividad empresarial.

Puede utilizarse para organizar los costes por:

• Proyectos.
• Departamentos.
• Delegaciones.
• Líneas de negocio.
• Obras.
• Servicios.
• Áreas de actividad.

La estructura dependerá de cómo esté organizada cada empresa y de qué información necesite analizar.

El objetivo no es crear más categorías de las necesarias, sino conseguir que los costes puedan relacionarse con la actividad que los genera.

ALO Suite permite trabajar con centros de costes dentro de su módulo de contabilidad analítica, facilitando el control individualizado y el análisis de la rentabilidad de cada centro.

¿Qué costes conviene asignar a cada proyecto?

Para conocer la rentabilidad real de un proyecto no basta con contabilizar los ingresos.

También hay que identificar los costes asociados a su ejecución.

Dependiendo del tipo de empresa, pueden incluir:

• Materiales utilizados.
• Servicios contratados a terceros.
• Desplazamientos.
• Gastos asociados a proveedores.
• Personal dedicado al proyecto.
• Equipamiento o recursos utilizados.
• Otros gastos directamente relacionados con la actividad.

No todos los costes tienen por qué asignarse de la misma manera. Algunos estarán directamente vinculados a un proyecto concreto, mientras que otros serán compartidos entre diferentes áreas.

Precisamente por eso, establecer una estructura de centros de costes coherente es importante para que la información obtenida sea útil.

Rentabilidad por proyecto y facturación: ¿son lo mismo?

Uno de los errores más habituales consiste en valorar un proyecto únicamente por el importe que factura.

Un proyecto de 40.000 euros puede parecer más interesante que otro de 20.000 euros.

Pero si para realizar el primero se necesitan muchos más recursos, proveedores y horas de trabajo, el margen final puede ser inferior.

Por eso, una pregunta más útil que “¿cuánto hemos facturado?” es:

“¿Cuánto nos ha aportado realmente este proyecto después de asumir sus costes?”

Esta diferencia permite pasar de analizar volumen de negocio a analizar rentabilidad.

Y esa información puede cambiar la forma en la que una empresa decide qué servicios potenciar, qué proyectos aceptar o dónde revisar sus costes.

Cómo empezar a controlar la rentabilidad por proyecto

No es necesario complicar el proceso desde el principio.

Un buen punto de partida consiste en establecer una estructura clara de centros de costes y mantener unos criterios homogéneos para asignar la información.

1. Define qué quieres analizar

Antes de crear centros de costes, hay que decidir qué información necesita realmente la empresa.

Si el objetivo es conocer la rentabilidad de cada proyecto, tendrá sentido utilizar cada proyecto como unidad de análisis.

En cambio, una empresa con diferentes departamentos puede necesitar analizar los costes por áreas.

La estructura debe responder a una necesidad concreta de gestión y permitir obtener información que después pueda utilizarse para tomar decisiones.

2. Identifica los costes asociados

Una vez definidos los centros de costes, hay que determinar qué gastos corresponden a cada uno.

Cuanto más precisa sea esta asignación, más útil será el análisis posterior.

No se trata de repartir los gastos de cualquier manera, sino de establecer criterios que permitan interpretar los resultados correctamente.

3. Relaciona costes e ingresos

El siguiente paso es comparar lo que genera cada proyecto o área con los costes que ha supuesto.

De esta forma se puede conocer qué actividades presentan mejores resultados y cuáles requieren una revisión.

Esta comparación también permite detectar diferencias entre las previsiones iniciales y el resultado real.

4. Compara proyectos o periodos

La información resulta todavía más útil cuando puede compararse.

Analizar diferentes proyectos permite identificar patrones: determinados servicios pueden ser sistemáticamente más rentables, algunos tipos de proyectos pueden presentar mayores desviaciones o ciertos costes pueden estar creciendo con el tiempo.

También es posible comparar la evolución de un mismo centro de coste entre diferentes periodos.

¿Por qué es importante controlar la rentabilidad por proyecto?

La contabilidad analítica no debería quedarse en un informe.

Su verdadero valor aparece cuando los datos ayudan a tomar decisiones.

Conocer la rentabilidad de cada proyecto puede servir para:

Revisar precios

Si un servicio genera menos margen del esperado, puede ser necesario revisar sus condiciones o el precio final.

Tener información sobre los costes reales permite evitar que las decisiones de precios se basen únicamente en estimaciones.

Detectar costes innecesarios

Analizar los gastos asociados a cada área ayuda a identificar aquellos que pueden reducirse o gestionarse de otra manera.

Además, permite localizar incrementos de costes que podrían pasar desapercibidos cuando solo se observa el resultado global de la empresa.

Priorizar proyectos

Cuando existen diferentes oportunidades, conocer la rentabilidad histórica de cada tipo de actividad puede aportar información útil para decidir dónde concentrar recursos.

No se trata únicamente de buscar los proyectos que generan más ingresos, sino aquellos que ofrecen una relación adecuada entre ingresos, costes y recursos necesarios.

Mejorar las previsiones

Los datos de proyectos anteriores permiten realizar estimaciones más ajustadas para futuras operaciones.

Si una empresa conoce cuánto ha costado realmente ejecutar determinados trabajos, puede utilizar esa información para preparar presupuestos y previsiones con una base más realista.

Detectar desviaciones

Si un proyecto empieza a acumular costes por encima de lo previsto, disponer de información desglosada permite detectarlo antes de que termine afectando al resultado final.

Cuanto antes se identifica una desviación, más posibilidades existen de analizar sus causas y actuar.

¿Por qué es importante centralizar esta información?

El análisis pierde parte de su utilidad cuando los datos necesarios están repartidos entre diferentes documentos.

Si los ingresos se consultan en un programa, los gastos en una hoja de cálculo y la información de cada proyecto en otro documento, obtener una visión completa requiere realizar comprobaciones manuales.

Esto no solo consume tiempo. También aumenta el riesgo de trabajar con información incompleta, duplicada o desactualizada.

Cuando una empresa empieza a acumular herramientas y documentos diferentes para gestionar cada área, puede llegar un momento en el que excel se quede pequeño para gestionar toda la información.

Además, cada proceso adicional de recopilación dificulta relacionar los datos y obtener una visión conjunta del negocio.

ALO Suite integra diferentes áreas de la gestión empresarial, incluyendo ventas, compras, facturación, contabilidad y tesorería, y ofrece funcionalidades de contabilidad analítica y centros de costes según el plan contratado.

De esta forma, la información necesaria para analizar la actividad puede gestionarse desde un mismo entorno, evitando que el análisis dependa de recopilar datos manualmente desde diferentes fuentes.

Cómo mejorar la rentabilidad por proyecto y tomar mejores decisiones

Conocer cuánto factura una empresa es importante. Pero conocer qué actividades son realmente rentables permite dar un paso más en la gestión.

La rentabilidad por proyecto o centro de coste ayuda a entender dónde se generan los resultados, qué costes están asociados a cada actividad y qué áreas pueden necesitar ajustes.

Además, esta información debe analizarse junto con otros indicadores de la situación económica de la empresa. Por ejemplo, conocer los ingresos previstos y los pagos pendientes ayuda a tener una visión más completa de la situación financiera, algo que ALO Suite aborda también desde la gestión de cobros. 

No se trata de analizar cada cifra por separado, sino de relacionar la información para obtener una visión más útil del negocio.

Porque cuando una empresa sabe qué proyectos generan valor y cuáles consumen más recursos de los previstos, puede tomar decisiones con mayor criterio.

Y esa es precisamente una de las ventajas de trabajar con información analítica: no solo saber qué ha ocurrido, sino entender por qué ha ocurrido y utilizarlo para decidir qué hacer a continuación.

Si quieres tener una visión más clara de los costes y la rentabilidad de tu empresa, conoce ALO Suite y sus funcionalidades de gestión.