Índice del Artículo
¿No sabes qué es VeriFactu? No te preocupes, es normal.
Se trata de un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal y potenciar la digitalización y que además, ha generado bastante revuelo en el mundo empresarial.
En este artículo, vamos a desgranar todo lo que necesitas saber sobre VeriFactu para que puedas estar preparado para su llegada.
¿Qué es exactamente VeriFactu?
VeriFactu, también conocido como VERI*FACTU, es una plataforma digital creada por la Agencia Tributaria (AEAT) para gestionar y controlar la emisión y recepción de facturas electrónicas. Su nombre completo es “Sistemas de emisión de facturas verificables» y su objetivo principal es luchar contra el fraude fiscal y modernizar la gestión de la facturación en España.
Con la llegada de VeriFactu, todas las facturas, tanto las completas como las simplificadas, deberán llevar un código QR verificado por la AEAT.
Este código permitirá al comprador verificar la autenticidad de la factura y acceder a su información de forma rápida y sencilla.
¿Cuáles son los objetivos de VeriFactu?
VeriFactu persigue varios objetivos:
- Mejorar la eficiencia: Se busca agilizar la gestión de facturas electrónicas y reducir la carga administrativa tanto para las empresas como para la AEAT.
- Reducir el fraude fiscal: Al tener un mayor control sobre las transacciones, se pretende dificultar la evasión fiscal y aumentar la recaudación.
- Facilitar el cumplimiento fiscal: Se busca simplificar el proceso de declaración de impuestos y ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales de manera más sencilla.
- VeriFactu estará conectado con el Suministro Inmediato de Información de la AEAT, lo que permitirá una gestión de la información más eficiente y transparente. El régimen foral están exentos de VeriFactu.
¿VeriFactu es gratuito?
Será gratutito para todas las empresas y autónomos. La AEAT pondrá a tu disposición una plataforma gratuita para la expedición de facturas VeriFactu, solo para su emisión.
¿Cuáles son las ventajas de VeriFactu?
VeriFactu trae consigo una serie de ventajas para las empresas:
- Mayor eficiencia: Se reduce el tiempo y el coste asociados a la gestión de facturas en papel.
- Mayor transparencia y control: Se facilita el seguimiento de las transacciones y se reduce el riesgo de errores.
- Mejor cumplimiento fiscal: Se garantiza que las facturas cumplen con la normativa vigente y se evitan posibles sanciones.
- Reducción del uso de papel: Se contribuye a la protección del medio ambiente al eliminar la necesidad de imprimir facturas en papel.
¿Qué requisitos debe cumplir mi software de facturación?
Para poder emitir facturas VeriFactu, tu software de facturación debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Garantizar la seguridad de la información: Los registros de facturación deben estar protegidos mediante sistemas de seguridad como hashes encadenados y firma electrónica.
- Permitir la entrada de información por cualquier método: El software debe ser flexible y permitir la introducción de datos de facturación de diversas formas.
- Almacenar y procesar la información de facturación: El software debe ser capaz de gestionar la información de las facturas de manera eficiente.
- Generar un registro de alta de la factura: Este registro debe crearse de forma simultánea o justo antes de la emisión de la factura.
- Firmar los registros de facturación con un certificado electrónico: Se necesita un certificado electrónico para garantizar la autenticidad de los registros.
- Incluir un código QR en la factura: El código QR es un elemento esencial para la verificación de la factura.
- Permitir el envío continuo y automático de los registros a la AEAT: El software debe poder conectarse con la AEAT y enviar la información de las facturas de forma automática.
Y todos esos requisitos los cumple nuestro software de gestión ALO Suite, por lo que si cuentas con él te ahorrarás muchos dolores de cabeza y posibles sanciones.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
La fecha de entrada en vigor de VeriFactu ha sufrido algunos cambios. Inicialmente, se esperaba que entrara en vigor a principios de 2024, pero finalmente se ha establecido el 29 de julio de 2025 como la fecha límite para que los proveedores de software tengan sus sistemas adaptados.
¿A quién afecta VeriFactu?
VeriFactu afecta a todas las empresas y autónomos que emiten facturas y unan un sistema informático de facturación para ello, con algunas excepciones:
- Empresas que ya están sujetas al SII.
- Empresas que no están obligadas a emitir facturas.
- Residentes en los territorios forales, que utilizan sistemas propios como TicketBai.
¿VeriFactu es obligatorio?
Sí, pero dentro de VeriFactu las empresas pueden elegir entre dos opciones:
- Utilizar un sistema VeriFactu: Esta opción implica el envío automático de los registros de facturación a la AEAT.
- Utilizar un sistema de facturación electrónica no VeriFactu: En este caso, el software debe cumplir con los requisitos del Reglamento VeriFactu, pero no es necesario enviar las facturas a la AEAT de forma automática. Sin embargo, la empresa deberá estar preparada para enviar las facturas a la AEAT si así lo solicita.
¿Cómo funciona VeriFactu en la práctica?
El proceso de facturación con VeriFactu es bastante sencillo:
- El emisor de la factura introduce los datos de la transacción en su software de facturación.
- El software genera la factura y la envía a la AEAT de forma automática (si se ha elegido la opción VeriFactu).
- El emisor envía la factura a su cliente, que podrá verificar su autenticidad mediante el código QR.
¿Cómo puedo prepararme para la llegada de VeriFactu?
Para estar preparado para VeriFactu, debes:
- Asegurarte de que tu software de facturación cumple con los requisitos: Contacta con el proveedor de tu software para asegurarte de que está adaptado a VeriFactu. Recuerda que en ALO Suite te lo ponemos muy fácil y te ofrecemos el soporte que necesitas para
- Formar a tu personal: Es importante que todos los empleados que gestionen facturas estén familiarizados con el funcionamiento de VeriFactu.
- Mantenerte informado: La AEAT publicará información actualizada sobre VeriFactu en su página web. Es recomendable estar al tanto de las novedades para evitar problemas.
En resumen, VeriFactu es un paso más hacia la digitalización de la facturación en España.
Aunque su implantación es opcional hasta final de año 2025, es recomendable que las empresas se adapten a este nuevo sistema para aprovechar sus ventajas. La utilización de VeriFactu puede ayudar a mejorar la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento fiscal de tu empresa.
¿Qué consecuencias puede traer no adaptarse a este sistema?
Es fundamental que te asegures de que tu software de facturación cumple con Verifactu.
¿Por qué? Porque, si el programa de facturación no se ajusta al reglamento de Verifactu, te enfrentarás a una sanción en forma de multa de hasta 50.000 euros por cada ejercicio que hayas utilizado el programa ilegal.
Y lo mismo si alteras o modificas un software certificado.
Así que ojito con no adaptarse al sistema.
Si quieres conocer más acerca de cómo nuestro software de gestión te puede ayudar a cumplir con la entrada en vigor de este nuevo sistema, ¡consúltanos sin compromiso!