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La gestión empresarial digital no solo sirve para organizar la información de una empresa. También puede ayudar a reducir uno de los costes de tiempo más invisibles del día a día: buscar datos que la empresa ya tiene.
Un trabajador necesita comprobar el estado de un pedido. Otro busca los datos de un cliente. Alguien necesita localizar una factura o confirmar determinada información antes de continuar con una gestión.
La información está ahí. Pero encontrarla requiere abrir diferentes archivos, consultar correos, cambiar entre herramientas o preguntar a otra persona.
Cinco minutos pueden parecer poco. El problema aparece cuando esos cinco minutos se repiten varias veces al día y afectan a diferentes personas dentro de la empresa.
Por eso, cuando hablamos de eficiencia, también deberíamos preguntarnos: ¿cuánto tiempo dedica nuestra empresa simplemente a buscar información que ya tiene?
La información existe, pero no siempre está donde se necesita
Con el crecimiento de una empresa también crece la cantidad de información que genera.
Clientes, pedidos, productos, proveedores, facturas, documentos, operaciones, movimientos de stock, datos contables…
El problema aparece cuando toda esa información termina repartida entre diferentes archivos, programas y sistemas.
Un dato puede estar en una hoja de cálculo. Otro, en un correo electrónico. Otro, en una aplicación utilizada por un departamento concreto.
La información existe, pero acceder a ella depende demasiado de saber dónde está y quién la tiene.
Esto hace que determinadas tareas sencillas requieran más pasos de los necesarios.
Y cada paso adicional supone tiempo.
Gestión empresarial digital y el coste de buscar información
Imaginemos que una persona tarda cinco minutos en localizar determinada información.
Cinco minutos no parecen relevantes.
Pero si esa situación ocurre seis veces durante una jornada, ya son 30 minutos.
Si además ocurre en diez personas de la empresa, hablamos de cinco horas de trabajo al día dedicadas únicamente a localizar información.
Y aquí todavía no estamos teniendo en cuenta el tiempo necesario para volver a concentrarse en la tarea que se estaba realizando.
La gestión empresarial digital busca precisamente reducir este tipo de ineficiencias: que la información pueda estar organizada y conectada con los procesos en los que se utiliza, evitando búsquedas y comprobaciones innecesarias.
Cuando para continuar hay que preguntar a otra persona
Otro indicador de que la información no está suficientemente conectada aparece cuando los trabajadores tienen que preguntarse constantemente unos a otros.
“¿Tienes el pedido de este cliente?”
“¿Dónde está la última factura?”
“¿Sabes si ya se ha recibido esta mercancía?”
“¿Cuál era el importe?”
Estas preguntas forman parte del día a día de muchas empresas. El problema no está en preguntar cuando realmente es necesario, sino en depender de otra persona para acceder a información que debería estar disponible dentro del propio proceso de trabajo.
Además, esta dependencia puede convertirse en un problema cuando la persona que conoce la información no está disponible.
Una gestión más integrada permite reducir esta dependencia y facilita que cada área pueda consultar los datos que necesita sin tener que reconstruir la información desde cero.
El problema no es tener varios datos, sino tenerlos desconectados
Una empresa puede disponer de mucha información y, sin embargo, tener dificultades para utilizarla.
Por ejemplo, los datos de un cliente pueden encontrarse en un sistema comercial, mientras que sus pedidos se gestionan en otro lugar y la información económica se consulta desde una herramienta diferente.
Cuando estos datos no están relacionados, los trabajadores tienen que dedicar tiempo a cruzarlos manualmente.
Esto puede provocar duplicidades, errores y, sobre todo, más trabajo.
La gestión empresarial digital permite avanzar hacia un modelo en el que la información de las diferentes áreas pueda estar conectada y formar parte de un mismo flujo de trabajo.
No se trata simplemente de almacenar los datos en un único sitio.
Se trata de poder utilizarlos cuando realmente hacen falta.
¿Cuánto tiempo se pierde introduciendo la misma información?
Buscar información no es la única fuente de pérdida de tiempo.
También hay que tener en cuenta todas aquellas tareas en las que un mismo dato se introduce varias veces.
Por ejemplo, registrar manualmente la información de un cliente en diferentes herramientas o trasladar los datos de un pedido de un sistema a otro.
Cada introducción supone unos minutos.
Cada modificación obliga a comprobar que el cambio se ha realizado correctamente en todos los lugares.
Y cada paso manual añade una posibilidad de error.
Cuando los procesos están conectados, una misma información puede utilizarse en diferentes áreas sin tener que repetir constantemente el trabajo.
Esto no significa eliminar la intervención de las personas. Significa dejar que las personas dediquen su tiempo a tareas que realmente necesitan de ellas.
La información también afecta a la toma de decisiones
El problema de tener información dispersa no termina en las tareas administrativas.
También puede afectar a la capacidad de una empresa para tomar decisiones.
Si para conocer el estado de determinadas operaciones es necesario recopilar información de diferentes departamentos, la respuesta puede tardar horas o incluso días.
En cambio, cuando los datos están organizados y disponibles dentro de la propia gestión empresarial, resulta más sencillo obtener una visión actualizada de lo que está ocurriendo.
Esto permite pasar de una gestión basada en recopilar información a una gestión basada en utilizarla.
Y ahí es donde la digitalización adquiere un valor real para una empresa.
Cómo ayuda la gestión empresarial digital a ahorrar tiempo
La gestión empresarial digital no consiste únicamente en sustituir documentos físicos por archivos digitales.
Su verdadero potencial está en facilitar la forma en la que una empresa organiza, consulta y utiliza su información.
ALO Suite parte precisamente de esta necesidad: reunir en un mismo entorno diferentes áreas de la gestión empresarial para que los procesos puedan estar conectados.
Desde la gestión de clientes y oportunidades hasta pedidos, productos, inventario, facturación o contabilidad, disponer de la información relacionada permite reducir el número de pasos necesarios para realizar determinadas tareas.
El objetivo no es tener más herramientas.
Es necesitar menos tiempo para hacer el trabajo.
¿Y si el dato que buscas ya estuviera donde lo necesitas?
Esta es quizá la pregunta más importante.
Porque el problema no siempre es que falte información.
Muchas veces, la empresa ya dispone de ella.
El problema es que está repartida, duplicada o depende de procesos manuales para llegar hasta ella.
Cuando una persona puede acceder directamente al dato que necesita, desaparecen algunas búsquedas. Cuando una información puede pasar de un proceso a otro sin volver a introducirse, desaparecen algunas tareas repetitivas. Y cuando diferentes áreas trabajan sobre información conectada, también se reducen determinadas comprobaciones.
Cada una de estas mejoras puede parecer pequeña.
Pero juntas pueden representar muchas horas de trabajo a lo largo de un mes.
Gestión empresarial digital para trabajar con información conectada
La gestión empresarial digital también puede cambiar la forma en la que los diferentes departamentos trabajan con la información.
Cuando los datos están conectados, una modificación realizada en un proceso puede estar disponible para otros procesos que necesitan esa información.
Esto evita depender constantemente de archivos independientes o de comunicaciones internas para trasladar datos de un área a otra.
El resultado es una gestión más fluida y, sobre todo, menos dependiente de tareas manuales que consumen tiempo sin aportar valor añadido.
El tiempo que no se pierde también es productividad
Medir la productividad de una empresa no consiste únicamente en analizar cuánto trabajo se realiza.
También conviene analizar cuánto tiempo se dedica a tareas que podrían simplificarse.
Buscar información, comprobar versiones, pedir datos a otros compañeros, copiar información entre herramientas o volver a introducir datos son ejemplos de pequeños procesos que pueden pasar desapercibidos.
Sin embargo, cuando se repiten cada día, su impacto deja de ser pequeño.
Por eso, mejorar la gestión empresarial no significa necesariamente trabajar más rápido.
En muchos casos significa eliminar pasos que no aportan valor.
Una información bien organizada permite encontrarla antes.
Un proceso conectado evita repetir determinadas tareas.
Y una gestión empresarial digital adecuada ayuda a que la información acompañe al proceso en lugar de convertirse en un obstáculo para él.
Menos tiempo buscando. Más tiempo gestionando.
El tiempo de una empresa no solo se pierde en grandes ineficiencias.
También se escapa en esos minutos que parecen insignificantes: localizar un dato, comprobar un documento, preguntar a un compañero o introducir por segunda vez una información que ya existe.
Cuando estos procesos se repiten, terminan teniendo un coste.
Por eso, antes de preguntarse cuántas herramientas necesita una empresa, puede ser más interesante hacerse otra pregunta:
¿Cuánto tiempo estamos perdiendo para acceder a la información que ya tenemos?
La respuesta puede ayudar a detectar oportunidades de mejora que están mucho más cerca de lo que parece.
Porque una buena gestión empresarial digital no debería hacer que la empresa tenga más información.
Debería conseguir que la información que ya tiene sea mucho más fácil de encontrar, consultar y utilizar.
¿Cuánto tiempo podría recuperar tu empresa?
ALO Suite facilita esta gestión al reunir en un mismo entorno las diferentes áreas que intervienen en el día a día de una empresa, desde clientes y pedidos hasta inventario, facturación y contabilidad.
De esta forma, la información puede estar más conectada y accesible, reduciendo el tiempo que los equipos dedican a buscar datos, repetir tareas o trasladar información entre diferentes herramientas.
Porque mejorar la gestión empresarial no siempre consiste en trabajar más rápido. También consiste en eliminar esos pequeños pasos que, repetidos cada día, terminan consumiendo horas de trabajo.
Con ALO Suite, la información que tu empresa ya genera puede convertirse en una herramienta para trabajar de forma más organizada, ágil y conectada.