Control horario y privacidad: qué datos puede recoger una empresa

El control horario y la privacidad son dos aspectos que las empresas deben tener en cuenta al gestionar la jornada laboral. Los sistemas digitales permiten registrar las horas de trabajo, pero también es necesario saber qué datos personales se recogen, cómo se utilizan y quién puede acceder a ellos.

Esto implica conocer los límites de la empresa a la hora de gestionar la información de su plantilla, desde los datos registrados en cada fichaje hasta los plazos de conservación y los permisos de acceso.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) establecen los principios que deben respetarse al tratar los datos personales de los trabajadores.

Por tanto, disponer de un sistema de registro horario no significa que la empresa pueda recopilar cualquier información sobre sus empleados. Los datos deben responder a una finalidad concreta y tratarse con las garantías necesarias.

¿Qué información puede recoger un sistema de control horario?

Los datos que registra una herramienta de control horario dependen de sus funcionalidades y de las necesidades de cada empresa. No obstante, es importante distinguir entre la información necesaria para gestionar la jornada y otros datos adicionales cuya recogida requiere una justificación.

1. Horas de entrada y salida

El registro horario debe incluir la hora concreta de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador, de acuerdo con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Esta información permite consultar los fichajes y mantener un seguimiento organizado de la jornada. La empresa puede registrar otros datos relacionados con su gestión, siempre que sean adecuados y necesarios para la finalidad prevista.

2. Identificación del trabajador e incidencias

Para asociar cada fichaje a una persona, el sistema necesita identificar al trabajador mediante un usuario, un código personal u otro mecanismo adecuado.

También puede incorporar funcionalidades para gestionar incidencias, como un fichaje olvidado o una hora registrada incorrectamente. En estos casos, es importante disponer de procedimientos que permitan corregir los errores de forma justificada y mantener la integridad de los registros.

Además, establecer permisos de acceso ayuda a evitar que personas no autorizadas consulten información personal de otros trabajadores.

3. Ubicación y otros datos adicionales

Algunas herramientas permiten registrar la ubicación del dispositivo desde el que se ficha. Esta funcionalidad puede resultar útil en determinados puestos que requieren desplazamientos o se desarrollan fuera de las instalaciones de la empresa.

Sin embargo, utilizar la geolocalización para registrar la jornada no autoriza a la empresa a realizar un seguimiento continuo de la ubicación del trabajador.

La recogida de estos datos debe responder a una finalidad legítima, ser proporcional y limitarse a lo necesario. Además, cuando se utiliza un sistema de geolocalización en el ámbito laboral, la empresa debe informar previamente a los trabajadores sobre su existencia y las características del tratamiento, conforme a la normativa aplicable.

Antes de incorporar funcionalidades adicionales, conviene valorar si son realmente necesarias para gestionar la jornada y si cumplen los requisitos legales correspondientes.

¿Qué debe saber el trabajador sobre sus datos personales?

Uno de los aspectos fundamentales del control horario y la privacidad es el derecho del trabajador a recibir información clara sobre el tratamiento de sus datos personales.

La empresa debe explicar qué información recoge, para qué la utiliza y cómo la gestiona. Esta información debe ser comprensible y accesible para que los empleados conozcan las condiciones en las que se tratan sus datos.

Entre las cuestiones que debe comunicar se encuentran:

• Qué datos se recogen: por ejemplo, las horas de entrada y salida o la identificación del empleado.
• Para qué se utilizan: cuál es la finalidad del tratamiento de esos datos.
• Quién puede acceder a ellos: qué personas o departamentos están autorizados a consultar la información.
• Cuánto tiempo se conservan: qué plazos de conservación se aplican según la normativa.
• Cómo pueden ejercerse los derechos: qué canales están disponibles para solicitar el acceso a los datos, corregir información inexacta o ejercer otros derechos reconocidos legalmente.

El objetivo es que los trabajadores conozcan cómo se gestiona su información y qué garantías existen para protegerla.

Además, el registro horario obligatorio no requiere, con carácter general, el consentimiento del trabajador, ya que responde a una obligación legal de la empresa. Esto no elimina el deber de informar sobre el tratamiento de los datos personales.

RGPD y control horario: ¿qué límites tiene la empresa?

El RGPD y la LOPDGDD establecen una serie de principios que determinan cómo debe gestionarse la información personal de los trabajadores. Estos principios también se aplican a los sistemas de control horario.

Uno de los más importantes es el de minimización de datos, que establece que solo deben recogerse los datos adecuados, pertinentes y necesarios para la finalidad prevista. Por ejemplo, registrar la jornada laboral no justifica recopilar información adicional sobre la actividad o la ubicación del empleado si no resulta necesario.

También debe respetarse el principio de limitación de la finalidad. Los datos recogidos para gestionar los horarios no pueden utilizarse libremente para cualquier otro propósito. Si la empresa pretende darles un uso adicional, debe comprobar que existe una base jurídica adecuada y que se cumplen los requisitos legales aplicables.

Otro aspecto esencial es la confidencialidad y seguridad de la información. La empresa debe adoptar medidas que impidan que personas sin autorización accedan a los registros de jornada. Para ello, puede establecer permisos de acceso según las funciones de cada usuario y aplicar las medidas de seguridad adecuadas.

Por último, es necesario respetar los plazos de conservación. En el caso de los registros diarios de jornada, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Cumplir estos principios permite gestionar el control horario con mayores garantías, sin recopilar ni utilizar información personal más allá de lo justificado.

¿Qué derechos tiene el trabajador sobre sus datos?

Los trabajadores pueden ejercer los derechos que les reconoce la normativa de protección de datos. Su aplicación depende de las circunstancias de cada caso y de los requisitos legales correspondientes.

Entre estos derechos se encuentran:

• Derecho de acceso: permite conocer qué datos personales se están tratando y obtener información sobre ese tratamiento.
• Derecho de rectificación: permite solicitar la corrección de datos personales inexactos.
• Derecho de supresión: permite solicitar la eliminación de los datos cuando se cumplan los requisitos legales.
• Derecho a la limitación del tratamiento: permite solicitar que se restrinja el uso de los datos en determinadas circunstancias.
• Derecho de oposición: permite oponerse a determinados tratamientos cuando se cumplan las condiciones previstas en la normativa.

No obstante, ejercer estos derechos no significa que el trabajador pueda exigir la eliminación de un registro que la empresa está obligada legalmente a conservar. Por ejemplo, el deber de mantener los registros diarios de jornada durante cuatro años debe tenerse en cuenta al valorar una solicitud de supresión.

Si un trabajador considera que sus datos no se están tratando adecuadamente, puede dirigirse al responsable del tratamiento de la empresa y, si procede, presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

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Eso sí, utilizar un sistema digital no garantiza por sí solo el cumplimiento de la normativa de protección de datos. La empresa también debe configurar adecuadamente la herramienta, establecer los permisos de acceso necesarios e informar a los trabajadores sobre el tratamiento de su información personal.

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