¿Quieres ser distribuidor? 
Índice del Artículo
Desde que el control horario se volvió obligatorio en España para todas las empresas, muchas organizaciones han optado por soluciones digitales para cumplir con la normativa. Sin embargo, no basta con tener una app o sistema de fichaje. Si el uso no es correcto, el registro puede ser legalmente inválido ante una inspección laboral.
En este post repasamos los errores más frecuentes que cometen las empresas y que podrían llevar a multas o advertencias por parte de la Inspección de Trabajo.
Permitir que los empleados fichen por otros con el registro horario
El clásico “fichaje por el compañero” sigue ocurriendo, incluso en entornos digitales. Algunas apps permiten fichar sin verificación de identidad (por ejemplo, sin PIN, sin geolocalización o sin biometría). Esto compromete la trazabilidad del fichaje y puede invalidarlo como prueba.
Elige sistemas que incluyan verificación biométrica, reconocimiento facial o al menos validación por dispositivo único.
No registrar la hora real del fichaje
Algunas empresas manipulan los horarios o permiten modificar fichajes sin control. La ley exige que el registro sea objetivo, veraz y no alterable. Si los empleados pueden cambiar su horario a posteriori, o si RRHH lo hace sin dejar rastro, el sistema pierde su validez legal.
El sistema debe guardar una trazabilidad completa, con logs que registren cualquier cambio y quién lo hizo.
Omitir pausas y tiempos de descanso
Registrar únicamente la entrada y la salida no es suficiente. La Inspección puede exigir el detalle de las pausas para el café, la comida o cualquier descanso superior a 15 minutos. Si el sistema no lo contempla, podrías estar incumpliendo la normativa.
Asegúrate de que tu software permite fichajes múltiples (entrada, pausa, reanudación, salida) o bloqueos automáticos del tiempo no trabajado.
No usar geolocalización en trabajo remoto o móvil
En casos de teletrabajo o empleados en movilidad, fichar desde el móvil sin control de ubicación puede levantar sospechas. La falta de geolocalización puede dar pie a que se dude de la veracidad del fichaje.
Lo ideal:
Activar la geolocalización (siempre con consentimiento) para validar que el fichaje se hace desde el lugar esperado.
No guardar los registros durante 4 años
Por ley, la empresa debe conservar todos los registros horarios durante al menos 4 años. Algunas plataformas no garantizan este almacenamiento o lo borran automáticamente tras cierto tiempo si no se configura correctamente.
Asegúrate de que tu proveedor de software cumple con esta exigencia o realiza copias de seguridad periódicas.
No informar a los empleados correctamente
Si los empleados no saben cómo deben fichar o qué pasa si no lo hacen, es probable que haya errores constantes. Esto también puede invalidar el proceso de fichaje por no haber una comunicación clara y trazable.
Forma a tus trabajadores y deja constancia escrita del procedimiento de fichaje digital (manual, correo interno, formación, etc.).
El control horario digital no es solo una herramienta de gestión, sino una obligación legal. Usarlo mal puede ser tan problemático como no usarlo. La clave está en tener un sistema fiable, transparente y adaptado a las condiciones reales de tu empresa.
Revisa tu sistema actual y asegúrate de que no estás cometiendo ninguno de estos errores. Una pequeña mejora hoy puede evitarte una gran sanción mañana.
Nosotros podemos cubrir todos esos campos con ALO Presencia y que tú no tengas que preocuparte por nada. ¡Solicita una demostración gratuita!